Aide et assistance pour l'utilisation de J-Doc
Les usages courants du service J-Doc sont intuitifs et se passent d'un manuel d'utilisation.
Toute l'aide administrateur et 'utilisateur avancé' est en ligne
- Le site help.j-doc.com contient le manuel utilisateur en ligne (cliquez)
- L'aide contextuelle est reliée aux pages ciblées de help.j-doc.com
Pour passer de Dropbox à J-Doc, voici les étapes à suivre.
1 : Préparer le terrain
il s'agit de faire l'inventaire des utilisations de Dropbox auprès des divers responsables d'équipes et de groupes.
Cela vous donne une vue globale des dossiers. Groupe par Groupe, contactez en l'administrateur.
Si un dossier n'est plus actif, supprimez le.
Si un dossier est actif, discutez avec l'administrateur du groupe de l'opportunité de déménager ses dossiers.
Demandez lui de préparer la migration en supprimant les sous dossiers et les utilisateurs inactifs.
2 : Ouvrir l'espace J-Doc
Commandez un abonnement J-Doc au nom de votre société.
3 : Les membres
Il n'y a pas de fonctions d'export des membres dans Dropbox. Notez les personnes qui sont concernées.
4 : Migration des dossiers et fichiers
Exportez tous les sous-dossiers d'un dossier :
Clic droit sur le dossier de plus haut niveau > Cliquez l'icône 'Télécharger'
Cela crée un fichier Zip que vous téléchargez.
Attention, si vous gérez plusieurs versions d'un même fichier, seule la dernière version sera téléchargée.
Décompressez l'archive .zip, vous retrouvez l'arborescence de dossiers et de fichiers sur votre ordinateur personnel
Répliquez toute l'arborescence des dossiers depuis votre ordinateur vers votre espace J-Doc, grâce au client J-Doc et sa fonction de synchronisation.
5 : Affectez les droits
Dans J-Doc V4, affectez les utilisateurs ou les groupes aux dossiers, en donnant à chacun les droits adéquats.
6 Et c'est fini !