Maîtrise de la documentation iso 9001 avec J-Doc

Le chapitre 7.5 de la norme ISO 9001-2015 sur la maîtrise de l'information documentée présente des exigences que vous respecterez aisément grâce au service de partage de documents J-Doc.

J-Doc permet, d'une façon simple et économique,  de ...

• Rendre disponible en ligne et/ou hors ligne les informations documentées dans leur dernière version.
  
• Gérer automatiquement les versions antérieures de chaque document
• Permettre l'accès sélectif et sécurisé aux dossiers qualité
  
  • Manuel qualité accessible aussi aux clients et Fournisseurs
  • Documents réservés à l'ensemble du personnel
  • Documents réservés à certains départements, ...
• Gérer les vidéos et les enregistrements audio (savoir-faire, contrôle, ...)
• Gérer des arborescences de dossiers et des mots clef de recherche

Disponibilité des versions pertinentes des documents applicables

Le support Internet J-Doc offre la certitude de l'unicité de la documentation, disponible dans sa dernière version. La possibilité de consultation en ligne ET hors ligne, sur un écran, même sur une tablette ou un smartphone hors connexion, prévient l'utilisation non-intentionnelle de documents périmés.
La distribution asynchrone des documents permet d'avoir toujours à disposition les documents dans leur dernière version, même si la connexion internet ne fonctionne pas.

Approbation des documents

Les documents peuvent suivre un circuit simple d'approbation directement dans J-Doc.  L'approbateur inscrit son PV d'approbation en marge du document d'une façon non répudiable et horodatée. La mise à disposition du document est automatiquement signée (qui l'a fait) et horodatée.

Documents accessibles et identifiables : dossiers, étiquettes et recherche

J-Doc permet de classer les documents dans une arborescence de dossiers ainsi que d'affecter des étiquettes explicites à chaque document pour offrir d'autres classements non hiérarchisés.
De plus, un système de recherche par mot clef est intégré.

Documents Qualité distribués sur Tablette et smartphone

Le personnel nomade peut disposer des documents Qualité dont il a spécifiquement besoin sur un smartphone ou sur une tablette. Ces documents qualité peuvent être téléchargés afin qu'ils restent accessibles, même en l'absence d'un réseau internet.

Documents Qualité Video et Audio "Rich Media"

J-Doc permet de démocratiser l'utilisation de supports vidéo et audio dans la documentation qualité. Complément précis des descriptifs écrits, la vidéo permet d'illustrer des savoirs faire spécifiques.
Economique, la vidéo peut être enregistrée avec un simple smartphone puis directement déposée dans l'espace d'approbation du système qualité grâce à l'appli IOS ou Android J-Doc.

PV de réception en photo ou en vidéo

Le travail réalisé et livré peut être constaté par une photographie ou une séquence vidéo filmée avec le smartphone de l'opérateur. L'appli smartphone J-Doc permet de classer ce fichier vidéo ou photo directement dans le système de documents qualité. 

Traçabilité des fichiers et documents Qualité

La fonction 'Activité' de J-Doc enregistre pour chaque document : qui le publie, qui le met à jour ou le détruit et à quelle date.
Les versions antérieures d'un document sont datées et accessibles dans l'onglet 'Versions'.

Diffusion sélective des documents Qualité

Le Manuel Qualité est réputé pouvoir être diffusé très largement, notamment auprès des clients et des fournisseurs. Tandis que certains savoir faire soigneusement décrits dans le cadre de l'assurance Qualité, font partie du secret des affaires.
Le mécanisme d'autorisation intégré à J-Doc rend très simple le contrôle des accès aux divers dossiers de l'information Qualité.

Contrôle de version intégré dans les documents livrés aux clients

Tout document remis à un tiers sous forme .pdf n'est pas forcément la dernière version applicable, dès lors qu'il n'est pas consulté via l'espace de documents J-Doc.  Cela arrive toujours avec les documents électroniques remis aux clients. 
J-Doc permet d'intégrer dans chaque document un auto-lien qui, en le cliquant, permet d'accéder à la dernière version applicable du document. Cet auto-lien permet aussi de vérifier l'authenticité du document.

Une solution technique à moindre coût

L'abonnement J-Doc débute à partir de 490€ht par an pour un nombre illimité d'utilisateurs sur plusieurs sites.
L'espace de 5 Go est extensible, l'abonnement comprend l'hébergement et la maintenance évolutive.

En savoir plus ?
Appelez de 8h30 à 18h30 N° non surtaxé : 09 72 56 19 05

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